À un moment de votre vie, vous vous êtes dit : ça y est, je monte mon entreprise ! Et vous l’avez fait, alors bravo !
Mais donner vie à votre projet peut parfois se révéler complexe et source d’inquiétude. Il faut donc se préparer efficacement si vous voulez assurer la pérennité de votre projet.
Mais alors, quels outils pour piloter mon entreprise ?
“Quels outils pour piloter mon entreprise ?” Écrit en collaboration avec Khadija Sabri (Figarex), Aude Raoult et Laurianne Le Paih (Bouge ta Boite)
Outil #1 pour piloter mon entreprise : mon business plan
L’étude du Lab’ Bouge ta Boite (mars 2020) démontre que 61% des dirigeantes n’ont pas réalisé de business plan complet au moment de créer leur entreprise.
Un Business plan est un document qui présente un projet d’entreprise et les éléments financiers liés à ce projet (généralement sur 5 ans). Il est transmis aux tiers (banquiers, investisseurs) en cas de recours aux financements externes pour pouvoir développer son activité.
Cela permet à l’entrepreneur.e. notamment, d’entrevoir à partir de quel moment son business va atteindre le seuil de rentabilité et donc à partir de quand elle va pouvoir se rémunérer sur son activité.
Le business plan, pourquoi est-ce essentiel ?
Il permet de :
- penser et matérialiser son business model, de se fixer des objectifs et de les suivre,
- prendre des décisions,
- se projeter et avoir une vision à long terme,
- confirmer la viabilité du modèle.
C’est pour cette raison qu’il est important de le consulter régulièrement afin de confronter les prévisions aux chiffres réels et de pouvoir adapter sa stratégie le cas échéant.
Un business plan bien construit est un véritable gage de qualité pour les tiers qui le consulteront (investisseurs, banquiers…) et qui seront donc plus enclins à investir ou prêter de l’argent.
Le business plan comment-est-il construit ?
Je pilote mon entreprise : les indicateurs de performance.
Ils vous permettront de :
- recueillir des informations,
- analyser les informations et les traiter,
- améliorer, corriger et prendre les bonnes décisions.
Les indicateurs de performance permettront d’anticiper les risques, les difficultés et d’améliorer votre performance organisationnelle et financière. Ils permettent, notamment de faire un état global de la santé de votre entreprise.
Outil #2 pour piloter mon entreprise : mon budget annuel
Comment est-il construit ?
Idéalement, le budget est la déclinaison annuelle du business plan pluriannuel.
Les aléas de l’activité peuvent cependant parfois amener à revoir les hypothèses du BP historique dans le budget annuel.
- Dois je revoir mes hypothèses de chiffre d’affaires?
- Ai-je des coûts à enlever ou à intégrer non prévus initialement (masse salariale, prestataires, évolutions des charges de loyer…)
- Ai-je des investissements à intégrer dans mon budget non prévus dans mon BP?
Pour aider à la construction du budget, les données historiques (des années passées) sont une bonne base de départ :
- Quels sont les coûts variables constatés en N? Comment est-ce que je les intègre par rapport à mes prévisions de N+1?
- Quels sont mes coûts fixes constatés? (consommation d’énergie, loyer, honoraires..)
- Quel est mon niveau de masse salariale actuel? (et ai-je besoin d’embaucher pour développer l’activité ?
Les prévisions de trésorerie mensuelles doivent également être suivies afin d’anticiper des besoins de financement court-terme ou de négocier des découverts bancaires
Ce budget va être suivi au mois le mois, et est le véritable outil de pilotage qui permet d’adapter si nécessaire à très court terme sa stratégie.
De quoi est-il composé ?
- Le compte de Résultat
- Le résultat d’exploitation : résultat issu de l’activité de l’entreprise
- Le résultat financier : résultat issu des opérations financières (dividendes, charges d’intérêts bancaires..)
- Le résultat exceptionnel : recense les opérations non courantes (vente d’une immobilisation, amende…)
- Les impôts sur les sociétés et la participation des salariés le cas échéant
Le tout forme le résultat net de l’entreprise qui peut être soit distribué aux actionnaires, soit laissé dans les fonds propres de l’entreprise.
Outil #3 pour piloter mon entreprise : mon bilan
Le bilan est un document qui présente le patrimoine d’une entreprise à une date donnée.
Le patrimoine d’une entreprise s’appelle les capitaux propres.
A l’actif du bilan, on retrouve:
- les immobilisations: immeuble, matériel… Tout ce qui sert à l’entreprise pour son activité, et dont celle-ci est propriétaire
- l’actif circulant: créances clients, stocks… les rentrées d’argent à court terme de l’entreprise
- la trésorerie: à la date de clôture, quel est le niveau de trésorerie de l’entreprise? Ces 3 éléments représentent ce dont dispose l’entreprise.
Au passif du bilan, on retrouve:
- les capitaux propres : l’argent apporté par les actionnaires et le résultat non distribué aux actionnaires de l’année en cours et des années antérieures
- les provisions : en cas de litige avec un salarié par exemple..
- les dettes : dettes financières (emprunts bancaires..) et dettes d’exploitation (auprès des fournisseurs)
Outil #4 pour piloter mon entreprise : le budget de trésorerie
Il permet de suivre sa position de trésorerie au mois le mois et est alimenté par les dépenses qui sont intégrées dans le compte de résultat prévisionnel.
Les encaissements et décaissements sont donc fonction des différentes échéances légales (ex: cotisations Urssaf) ou contractuelles (ex: contrat avec un fournisseur avec paiement de 30% un mois avant la prestation et le solde à la fin de la prestation)
Les plans de trésorerie vont donc permettre de définir s’il y a des besoins de trésorerie que l’entreprise devra se faire financer soit par de l’emprunt, soit par du découvert bancaire ou encore par l’entrée d’investisseurs dans le capital.
De la même façon, s’il y a des excédents de trésorerie importants, ils pourront être placés.
Outil #5 pour piloter mon entreprise : mon CRM
Il vous permettra de suivre l’aspect commercial de votre entreprise, de suivre vos devis & facturation mais servira également de fichier clients/prospects à jour. Cet outil efficace doit vous permettre :
- de suivre votre chiffre d’affaires et son évolution,
- les paiements (et retards de paiements)
- établir un état financier,
- éventuellement de suivre l’état de vos stocks.
Outil #6 pour piloter mon entreprise : mon tableau de bord
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les entrepreneur.es sont confronté.e.s aux éléments suivants :
- Anticiper
- Piloter
- Agir
- Corriger
Il faut savoir où on en est, pour savoir où on va !
Le tableau de Bord doit permettre la visualisation, le suivi et l’exploitation facile de données pertinentes sous forme de chiffres, ratios et graphiques. Ces indicateurs sont reliés à des objectifs pour prendre les bonnes décisions.
Les 3 finalités d’un Tableau de bord
Le tableau de bord permet d’obtenir une vue d’ensemble de l’entreprise. Il synthétise les points clés de l’activité et poursuit plusieurs objectifs :
- Prévenir les difficultés,
- Aider à piloter l’entreprise.
- Il alerte sur les actions correctrices à mettre en place.
Comment construire un « bon » tableau de bord efficace ?
Le tableau de bord repose sur la fixation d’objectifs quantifiés pertinents.
Il n’est pas question de produire des outils pour rien. Il faut qu’il soit simple et pertinent.
Mon tableau de bord en 4 temps :
- Penser le contenu : Déterminer quel but, quelle finalité (renseignement sur court-terme, l’opérationnel, de la stratégie, vue d’ensemble ou juste analyser les données au fil des mois…, ) identifier les objectifs… Un indicateur doit vous donner la possibilité d’avoir une action
- Choisir la solution technique : définir le support, identifier les sources de données (expert-comptable, DAF, salariés commerciaux…), et déterminer le livrable.
- Choisir le graphique : votre graphique représente une proportion, le ratio, une comparaison ?
- Réaliser le tableau de bord : groupe d’indicateurs, niveau de détail et lien de causalité.
Il faut faire vivre le tableau de bord et le faire évoluer ! Les idées changent et évoluent avec le temps, pourquoi ne pas les intégrer dans votre tableau de bord ?
Tous ces indicateurs vont aider à prendre les meilleures décisions pour la croissance de votre entreprise. Lancez-vous !
Retrouvez tous les outils et conseils pratiques pour faire grandir votre entreprise dans la rubrique “La Boîte à outils“.